Politiques de la Fondation

Politique de confidentialité

Le respect de la vie privée des employés, donateurs, bénévoles, patients du CHU Sainte-Justine et de leur famille est fondamental pour la Fondation CHU Sainte-Justine.

Objectif de la politique

À la Fondation CHU Sainte-Justine, nous nous engageons à protéger vos informations personnelles et à faire preuve de transparence quant aux informations que nous détenons à votre sujet. Une meilleure compréhension de nos donateurs permet d’offrir la meilleure expérience possible en tant que donateur et utilisateur de nos plateformes et services.

L’objectif de cette politique est de vous expliquer clairement comment nous collectons et traitons vos informations personnelles, y compris les données que vous pouvez fournir lors d’un don, d’une demande de reçu fiscal ou suivant votre inscription à nos infolettres, par exemple.

Nous utilisons les informations que nous recueillons conformément à :

• La loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.
• Le projet de loi québécoise numéro 64 visant la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec.

Cette politique explique :

1. Les informations que nous pouvons recueillir à votre sujet
2. Comment nous recueillons vos données
3. Comment nous pouvons utiliser vos informations
4. La limitation de la divulgation de vos données à des tiers
5. La sécurité de vos informations personnelles
6. La conservation des données
7. Vos droits légaux
8. Notification des modifications apportées à notre politique de confidentialité
9. Coordonnées et informations complémentaires

Si vous avez des questions concernant cette politique, veuillez contacter le délégué à la protection des données de la Fondation CHU Sainte-Justine via les coordonnées figurant à la fin de cette politique.

1. Informations que nous pouvons recueillir à votre sujet

Les renseignements personnels désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Elles ne comprennent pas les données dont l’identité a été supprimée, c’est-à-dire les données anonymes. Nous pouvons recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels vous concernant, que nous avons regroupés comme suit :

• Les données d’identité comprennent le prénom, le nom de famille, le titre, le nom d’utilisateur ou un identifiant similaire, la date de naissance et le sexe;
• Les données de contact comprennent l’adresse de facturation (pour reçu fiscal), l’adresse électronique et le(s) numéro(s) de téléphone;
• Les données de paiement comprennent les détails de la carte de paiement (crédit ou débit). Les données relatives aux dons comprennent les détails des dons effectués par et pour vous et d’autres détails sur les dons et services que vous avez faits ou obtenus chez nous;
• Les données techniques comprennent l’adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le réglage du fuseau horaire et l’emplacement, les types et versions de plug-in de navigateur, le système et la plate-forme d’exploitation et d’autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à nos sites web;
• Les données d’utilisation comprennent des informations sur la façon dont vous utilisez nos sites web et nos services;
• Les données marketing et communication comprennent vos préférences en matière de réception de communication marketing de notre part et de celle de nos tiers, ainsi que vos préférences en matière de communication. Cela inclut également le fait qu’il est possible que nous prenions note des conversations que nous avons eues avec vous en personne et/ou des communications que vous avez envoyées à la Fondation CHU Sainte-Justine. Cela nous aide à gérer notre relation avec vous et à nous assurer que vous ne recevez que des communications pertinentes et adaptées à vos préférences;
• Les données relatives aux candidats à un emploi comprennent toutes les données que vous nous avez soumises par le biais d’une demande d’emploi à la Fondation CHU Sainte-Justine.

Nous collectons, utilisons et partageons également des données agrégées, telles que des données statistiques ou démographiques, à toutes fins utiles. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos informations personnelles mais ne sont pas considérées comme des données personnelles en droit car ces données ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons agréger vos données d’utilisation pour calculer le pourcentage d’utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique de nos sites web. Toutefois, si nous combinons ou connectons les données agrégées avec vos données personnelles de sorte qu’elles puissent vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous ne collectons aucunes données personnelles sur votre race ou votre ethnicité, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, des informations sur votre santé et des données génétiques et biométriques.

2. Comment nous recueillons vos données

Nous recueillons différentes informations de plusieurs manières.

Les informations que vous nous donnez
Lorsque vous faites un don, vous vous inscrivez à notre infolettre, à un évènement ou contactez notre service à la clientèle, nous stockons les informations personnelles que vous nous donnez, telles que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et les détails de votre carte de paiement. Nous conservons également une trace de vos dons et parfois, de vos communications avec nous.

Technologies ou interactions automatisées
Lorsque vous interagissez avec notre site web, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et schémas de navigation. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies et d’autres technologies similaires.

Informations provenant de tiers
Nous recevons occasionnellement des informations vous concernant de la part de tiers, comme indiqué ci-dessous :

• Des fournisseurs d’analyse tels que Google Analytics;
• Réseaux publicitaires tels que Facebook et Google AdWords;
• Fournisseurs d’informations de recherche tels que Google;
• Informations publiquement accessibles vous concernant.

3. Comment nous pouvons utiliser vos informations

Nous n’utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utilisons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

• Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts;
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire;
• Lorsque nous avons votre consentement explicite avant d’utiliser vos informations personnelles dans cette situation spécifique. Toutefois, nous ne nous appuyons généralement pas sur le consentement comme base juridique pour le traitement de vos informations personnelles et vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en nous contactant. Vous trouverez les coordonnées correspondantes à la fin de cette politique.

Objectifs pour lesquels nous utiliserons vos informations personnelles

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons d’utiliser vos informations personnelles, ainsi que les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire. Nous avons également indiqué quels sont nos intérêts légitimes, le cas échéant.Veuillez noter que nous pouvons traiter vos informations personnelles pour plus d’un motif légal en fonction de l’objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos informations. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur le motif légal spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plus d’un motif a été défini dans le tableau ci-dessous.

4. Limitation de divulgation de vos données à des tiers

Il existe certaines circonstances dans lesquelles nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des tiers. Ces circonstances sont les suivantes :

• À nos prestataires de services et nos partenaires avec qui nous organisons des activités de sollicitation qui traitent les données en notre nom et sur nos instructions. Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la confidentialité de vos informations personnelles et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos informations personnelles à leurs propres fins et ne les autorisons à les traiter qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.
• Lorsque nous sommes dans l’obligation de divulguer vos informations personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale (par exemple, aux organismes gouvernementaux et aux organismes chargés de l’application de la loi).

Nous ne vendons pas d’informations personnelles à des tiers, à quelque fin que ce soit.

5. Sécurité de vos informations personnelles

Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées (tant au niveau de nos procédures que de la technologie que nous utilisons) pour que vos informations personnelles soient aussi sécurisées que possible. Nous veillerons à ce que tous les tiers auxquels nous faisons appel pour traiter vos informations personnelles fassent de même et qu’ils ne traitent vos informations personnelles que sur nos instructions. Les tiers seront également soumis à un devoir de confidentialité.

Informations relatives à votre carte de crédit ou de débit
Lorsque vous utilisez votre carte de crédit ou de débit pour effectuer un don chez nous, nous veillons à ce que cette opération soit sécurisée et conforme à la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS). Nous ne stockons aucun numéro de carte de crédit ou débit ni votre code de sécurité à 3 ou 4 chiffres dans nos systèmes.

6. Conservation des données

Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de rapport.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

7. Vos droits légaux

Dans certaines circonstances, vous avez des droits en vertu des lois sur la protection des données en ce qui concerne vos informations personnelles, comme suit :

a) demander l’accès à vos informations personnelles
Vous avez le droit de demander une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente politique si vous souhaitez exercer ce droit, ou l’un des droits énumérés ci-dessous.

b) demander la correction de vos informations personnelles
Vous avez le droit de nous demander de corriger les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, même si nous devons vérifier l’exactitude des nouvelles informations que vous nous fournissez. Veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente politique si vous souhaitez exercer ce droit.

c) demander l’effacement de vos informations personnelles (droit à l’oubli)
Vous avez le droit de nous demander d’effacer ou de supprimer des informations personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Veuillez noter que nous ne pourrons pas toujours donner suite à votre demande d’effacement s’il existe des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront fournies suite à votre demande.

d) s’opposer au traitement de vos informations personnelles
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif, car vous estimez qu’il a un impact sur vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes de traiter vos informations qui prévalent sur vos droits et libertés.

e) demander la restriction du traitement de vos informations personnelles
Vous avez le droit de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les scénarios suivants : (a) si vous voulez que nous établissions l’exactitude des données ; (b) lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne voulez pas que nous les effacions ; (c) lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des revendications légales ; ou (d) vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes prépondérants pour les utiliser.

f) droit de retirer le consentement
Dans les cas où nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, cela n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirerez votre consentement.

Veuillez également noter ce qui suit :

Aucun frais n’est généralement exigé
Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande dans ces circonstances.

Ce dont nous pouvons avoir besoin de votre part

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accès à vos informations personnelles (ou à exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les informations personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires en rapport avec votre demande afin d’accélérer notre réponse.

Délai de réponse
Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai de 30 jours. Occasionnellement, il peut nous falloir jusqu’à 60 jours si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

8. Notification des modifications apportées à notre politique de confidentialité

Veuillez consulter régulièrement cette section de notre site Web afin de vous tenir au courant des modifications apportées à notre politique de confidentialité.

9. Coordonnées et informations complémentaires

Veuillez nous contacter si vous avez des questions sur tout aspect de cette politique de confidentialité, et en particulier si vous souhaitez vous opposer à tout traitement de vos informations personnelles que nous effectuons pour nos intérêts organisationnels légitimes.

Veuillez également nous contacter si vous avez des questions sur les informations que nous détenons à votre sujet, ou pour modifier vos préférences de contact avec nous.

Envoyez-nous un courriel : protection@fondationstejustine.org

Écrivez-nous :

Delphine Brodeur
Déléguée à la protection des données – Fondation CHU Sainte-Justine
5757 Av. Decelles bureau 500
Montréal, QC H3S 2C3 Canada

Politique d'utilisation de témoins de connexion et de pixels

Afin d’offrir une expérience de navigation optimale sur son site, la Fondation CHU Sainte-Justine utilise des témoins de connexion (aussi connus sous le nom de cookies).

Ces fichiers sont utilisés à diverses fins, par exemple, pour adapter dynamiquement le contenu du site à vos habitudes de navigation.

• Les témoins de performance permettent à la Fondation d'en savoir plus sur la façon dont les utilisateurs utilisent le site, afin d’être en mesure d’y apporter des modifications et des améliorations, si nécessaire.
• Les témoins de ciblage permettent à la Fondation de suivre les sites que vous avez visités afin de mesurer l'efficacité de ses campagnes publicitaires.

La plupart des navigateurs web acceptent automatiquement les témoins. Vous pouvez en refuser l’utilisation en modifiant les paramètres appropriés de votre navigateur, si celui-ci le permet. Dans ce cas, il est possible que cette configuration nuise aux fonctionnalités de notre site.

Le site web de la Fondation peut également utiliser des pixels invisibles, pour compiler des données sur le profil des utilisateurs, y compris des données démographiques et les tendances de navigation. Aucune des données recueillies par la Fondation n’est liée à l’identité ou aux autres renseignements personnels des utilisateurs.

Charte des droits des donateurs

Par respect envers ses donateurs et dans le but de leur assurer toute la reconnaissance à laquelle ils ont droit à titre de bienfaiteurs, la Fondation CHU Sainte-Justine déclare, par la présente, que toute personne, organisme ou entreprise qui effectue un don est en droit :

1. De connaître la mission de la Fondation et l'utilisation qui est faite des dons recueillis;
2. De connaître le nom des bénévoles qui siègent à son Conseil d'administration et d'attendre de ce Conseil qu'il fasse preuve de jugement éclairé dans l'exercice de ses fonctions;
3. D'obtenir sur demande copie du rapport annuel le plus récent de la Fondation;
4. D'exiger que les dons qu'il/elle effectue soient utilisés conformément à sa volonté;
5. De recevoir la reconnaissance qui lui revient conformément au plan de reconnaissance en vigueur à la Fondation;
6. D'exiger que la confidentialité des renseignements le/la concernant soit scrupuleusement respectée;
7. De s'attendre à un haut niveau de professionnalisme de la part de tout représentant de la Fondation du CHU Sainte-Justine;
8. De faire retirer, si c'est sa volonté, ses nom et adresse des listes de la Fondation;
9. De poser toute question qu'il/elle juge pertinente au moment de faire un don et de recevoir sans délai une réponse franche et véridique.

Code d’éthique et de conduite

Les membres du conseil d’administration, des comités afférents, les bénévoles et tous les employés de la Fondation CHU Sainte-Justine reconnaissent leur responsabilité de protéger le public donateur, lequel rend possible la mise en œuvre de la mission de la Fondation.

En adhérant à ce Code d’éthique et de conduite, ils renforcent et préservent la confiance du public dans l’intégrité et l’impartialité de la Fondation et favorisent la transparence au sein de l’organisme.

Ce Code d’éthique et de conduite détermine les devoirs et les obligations de conduite des membres du conseil d’administration, des comités afférents, des bénévoles œuvrant officiellement à la Fondation ainsi que de tous ses employés, dans leurs différents rapports ayant trait à l’exercice de leurs fonctions. Il est sous la responsabilité du conseil d’administration qui le rendra disponible à toute personne en faisant la demande et qui fera rapport de tout événement le justifiant. Le Code peut être amendé par un vote des deux tiers des membres du conseil d’administration lors d’une séance du conseil dont l’ordre du jour en annonce le sujet.

Il est obligatoire pour chaque personne concernée de prendre connaissance de ce Code d’éthique et de conduite et de signer le formulaire d’engagement lors de son entrée en fonction ainsi qu’une fois par année.

Les membres du conseil d’administration, les autres bénévoles et tous les employés :

1. S’engagent, dans l’exercice de leurs fonctions, de respecter les principes d’éthique et règles de conduite prévus au présent Code, pendant et suivant son mandat d’administrateur. Ils doivent également agir avec bonne foi, compétence, prudence, diligence, efficacité, assiduité, équité, impartialité, honnêteté, intégrité et loyauté dans l’exercice de ses fonctions.
2. Oeuvrent auprès de la Fondation CHUSJ à titre gracieux et n’en retirent aucun avantage financier ou matériel.
3. Participent activement, et dans un esprit de concertation, à la mise en œuvre des orientations générales de la Fondation CHUSJ. Ils font preuve de réserve et de prudence à l’occasion de représentations publiques relatives à la Fondation CHUSJ.
4. Sont tenus à la discrétion sur ce dont ils ont connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions et s’engagent à respecter la confidentialité des échanges et des discussions ainsi que de toute contribution à la Fondation, à moins que le donateur lui-même n’ait consenti expressément à sa divulgation
5. S’engagent à avoir un comportement et une attitude de transparence en ce qui concerne les affaires de la Fondation pourvu que le principe de confidentialité de la vie privée des gens soit respecté.
6. S’engagent à éviter toute situation de conflit d’intérêt, tel que définis dans la Politique en matière de conflits d’intérêts.
7. S’engagent à éviter toute conduite discriminatoire basée sur le genre, la race, la couleur, la religion, le handicap ou l’opinion politique.
8. S’engagent à respecter la Politique en matière de harcèlement de la Fondation.
9. S’engagent à ce qu’en tout temps, les activités de collecte de fonds organisées par ou pour la Fondation soient de bon goût, respectent les normes reconnues en philanthropie et n’utilisent pas les enfants de façon dégradante ou inappropriée pour la promotion ou pour le déroulement de l’activité. Seuls des moyens légaux et éthiques seront admis.
10. S’engagent à se tenir régulièrement informés des lois et règlements, de même que de toute étude d’importance concernant le développement et la manière de conduire les pratiques touchant le monde de la philanthropie.
11. S’engagent à respecter la Charte des droits des donateurs ainsi que la volonté exprimée par certains donateurs d’utiliser leur donation dans un but spécifique sauf dans le cas où ledit donateur a consenti à un usage différent.
12. Doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, prendre leurs décisions indépendamment de toutes considérations politiques partisanes.
13. Adoptent dans leurs relations avec les personnes physiques et morales faisant affaire avec la Fondation ainsi qu’avec le personnel de celui-ci, une attitude bienveillante, empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse, à agir avec équité et éviter tout abus.
14. De plus, l’administrateur, le bénévole ou tout employé, autre que le président du conseil ou le président et directeur général, qui est appelé à représenter officiellement la Fondation, doit au préalable obtenir l’autorisation expresse du président du conseil ou du président et directeur général et ne peut d’aucune manière engager autrement la Fondation. Tout semblable engagement ou représentation doit être compatible avec les buts, orientations et politiques de la Fondation.

Politique en matière de plaintes

Vous désirez formuler une plainte envers un membre du personnel ou un bénévole, ou face à une situation que vous jugez inappropriée? Nous vous invitons à prendre connaissance de notre politique en matière de gestion des plaintes.

Réception des plaintes

Plainte verbale

Sur réception d’une plainte verbale, celle-ci sera traitée immédiatement par un membre du personnel.

Si la plainte demande une analyse plus approfondie, elle est alors transférée par écrit au gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause. Le document inclura le nom, le numéro de téléphone, l’adresse civique et courriel du plaignant ainsi qu’un résumé de la plainte. Les activités et/ou les personnes en cause y seront également mentionnées.

Le gestionnaire devra accuser réception de la plainte dans un délai de deux (2) jours ouvrables.

Plainte écrite

La plainte reçue par écrit doit inclure les renseignements mentionnés plus haut. Elle sera transférée au gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause.

Un accusé réception devra être envoyé au plaignant dans un délai maximal de 48 heures ouvrables.

Règlement d’une plainte

La plainte sera traitée et résolue aussi rapidement que possible, et ce, de façon équitable, impartiale et respectueuse envers tous les individus impliqués.

La personne responsable de la plainte doit tenter de la résoudre dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Si toutefois elle ne peut être résolue, le dossier sera transféré au directeur ou au vice-président responsable.

Si le vice-président ne peut résoudre la plainte, elle sera acheminée au président et directeur général. Si toutefois cette personne est mise en cause, la plainte sera traitée par le président du comité exécutif et de gouvernance.

Le plaignant doit être tenu informé du statut de sa plainte et recevra des raisons claires et détaillées entourant la décision finale.

Si ce dernier est mécontent du traitement ou du verdict final, il peut demander que sa plainte soit transférée à un supérieur. Le traitement s’effectuera dans un délai de dix (10) jours ouvrables et sera résolue dans le mois suivant sa réception.

Documentation des plaintes

Le gestionnaire doit conserver une copie de toute plainte ne pouvant être résolue immédiatement, et ce, dès sa réception.

La direction des Finances, ressources humaines et administration tiendra un registre complet des plaintes reçues incluant tous les détails entourant son traitement et sa résolution. Un résumé sera présenté au comité d’audit chaque année. Si le comité d’audit le juge nécessaire, il pourra présenter les informations au conseil d’administration.

Politique générale d’utilisation de la marque

En fonction de la nature de l’implication et de la catégorie à laquelle le partenaire ou l'organisateur appartient, le processus d’autorisation d’un évènement-bénéfice ou d’une initiative de marketing de cause, ainsi que les droits d’utilisation de la marque « Fondation CHU Sainte-Justine », sont différents.

Toutefois, tant les évènements-bénéfices que les initiatives de marketing de cause sont assujettis à la politique générale d’utilisation de la marque. Pour plus d’information, contactez-nous : evenements-benefice@fondationstejustine.org.