Politiques de la Fondation

La Fondation CHU Sainte-Justine (la « Fondation ») est la seule et unique fondation du CHU Sainte-Justine.

La Fondation a la responsabilité exclusive de collecter des dons pour et au nom du CHU Sainte-Justine et de remettre des reçus fiscaux.

Sans se substituer au rôle du gouvernement, l’objectif du financement offert par la Fondation est d’appuyer des projets d’excellence permettant au CHU Sainte- Justine d’aller plus loin dans ses raisons d’être de soins, d’enseignement et de recherche, et non l’opérationnalisation à long terme des projets dont elle appuie le démarrage ou l’évaluation de faisabilité.

Cette politique (la « Politique ») a pour but de préciser les droits des donateurs ainsi que d’encadrer la collecte et la gestion de leurs dons par la Fondation et par toutes les personnes qui agissent en son nom.

La Politique relève de la direction générale de la Fondation. Le comité de direction de la Fondation en assure l’application.

Toute personne qui fait un don à la Fondation a notamment les droits suivants :

• Que toute personne qui interagit avec elle au nom de la Fondation s’identifie comme telle.
• Que toutes les relations avec les représentants de la Fondation soient de nature professionnelle.
• D’être informée de la raison d’être de la Fondation, de la façon dont celle-ci entend utiliser les dons qui lui sont faits et de sa capacité à le faire, le tout en respectant la confidentialité et la sécurité des personnes impliquées.
• De connaître l’identité des membres de l’équipe de direction et du conseil d’administration de la Fondation et que ceux-ci fassent preuve de jugement et de prudence dans l’exercice de leurs responsabilités.
• D’être informée, si elle en fait la demande, des différentes politiques de la Fondation et de ses derniers états financiers.
• De poser des questions et de recevoir rapidement des réponses sincères et honnêtes.
• D’exiger que son don soit utilisé selon la désignation qui y est associée, dans les cas où une telle désignation est possible, sous réserve des limites convenues à la désignation.
• De recevoir les remerciements de la Fondation, la reconnaissance appropriée et une reddition de compte dans les cas où cela est convenu.
• Que l’information ou une partie de l’information concernant son don demeure confidentielle si elle le demande.
• Que ses renseignements personnels soient traités conformément aux lois et règlements applicables et que ses préférences en matière de communications soient respectées.

Toutes les personnes qui effectuent de la collecte de fonds au nom et pour le compte de la Fondation ou qui reçoivent des sommes d’argent en son nom ou pour son bénéfice doivent :

• S’identifier comme des représentants de la Fondation.
• Agir conformément aux exigences du Code d’éthique et de conduite de la Fondation.
• S’assurer que toute activité de collecte de fonds est approuvée par la Fondation et conforme au cadre applicable.
• Veiller à ce que tous les documents de sollicitation et de communication soient exacts.
• Encourager toute personne considérant un don à la Fondation à discuter de ce don avec son propre conseiller juridique, financier ou fiscal ou avec tout autre professionnel de son choix, afin de s’assurer d’être informée de manière exhaustive et précise de tous les aspects du don qu’elle se propose de faire à la Fondation.
• Mettre fin à la sollicitation d’un donateur s’il déclare ne pas vouloir être sollicité.
• Respecter les choix du donateur quant aux communications provenant de la Fondation.
• Sécuriser et protéger les renseignements personnels et informations confidentielles des donateurs, conformément à toutes les lois et tous les règlements applicables.

La Fondation exerce ses activités et sa gestion financière de façon responsable et conformément aux lois et règlements applicables.

Tous les dons acceptés sont utilisés aux fins de la raison d’être de la Fondation, dans le respect de ses documents constitutifs et conformément à leur désignation, le cas échéant.

La Fondation administre et investit l’ensemble des dons reçus avec le plus grand souci éthique et de transparence, tout en respectant la confidentialité des personnes impliquées. Elle vise à toujours maximiser l’utilisation de chaque dollar qui lui est confié, afin de mieux répondre aux besoins prioritaires du CHU Sainte-Justine.

La Fondation produit des rapports annuels exacts et conformes aux faits et divulgue l’information qui peut être utile aux donateurs eu égard à sa gestion financière.

Les états financiers sont vérifiés par un expert-comptable indépendant. La Fondation ne vend aucune liste de donateurs.

La Fondation ne verse pas, directement ou indirectement, d’honoraires d’intermédiation, de commissions ou d’autres rémunérations calculées en fonction du nombre ou de la valeur de contributions.

La Fondation reconnaît que le respect de la vie privée est un enjeu contemporain de grande importance. La Fondation adhère toujours au principe de la transparence, mais reconnaît également la nécessité de respecter les choix privés de nos donateurs, surtout en matière de sécurité, confidentialité et d’anonymat. Ces valeurs guident notre volonté d’être transparent avec nos donateurs et peut limiter l’accès à certaines informations.

La Fondation CHU Sainte-Justine (la « Fondation ») est la seule et unique fondation du Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine (le « CHU Sainte-Justine »).

La Fondation a la responsabilité exclusive de collecter des dons pour et au nom du CHU Sainte-Justine et de remettre des reçus fiscaux pour ces contributions.

Sans se substituer au rôle du gouvernement, l’objectif du financement offert par la Fondation est d’appuyer des projets d’excellence permettant au CHU Sainte-Justine d’aller plus loin dans ses missions de soins, d’enseignement et de recherche, et non l’opérationnalisation à long terme des projets dont elle appuie le démarrage ou l’évaluation de faisabilité.

Donataire reconnu

La Fondation est un donataire reconnu par l’Agence du Revenu du Canada (l’« ARC ») en ce sens qu’elle est un organisme de bienfaisance enregistré qui peut remettre des reçus fiscaux pour les dons qu’elle reçoit. Son numéro d’enregistrement est le 11892-1667-RR-0001.

L’Agence de revenu du Canada définit un don comme un « transfert volontaire de biens sans contrepartie de valeur pour le donateur ».

Cette politique (la « Politique ») a pour but d’encadrer l’acceptation des dons par la Fondation et notamment d’assurer le plus possible :

• Le respect des droits des donateurs et un traitement uniforme, éthique et équitable des relations avec eux.
• Le respect de toutes les lois, tous les règlements, tous les codes et toutes les normes applicables.
• La prise de décisions éclairées au sein de la Fondation en ce qui concerne l’acceptation de dons.

La Politique vise également à guider le donateur dans son processus de don.

La Politique régit l’acceptation de tous les types de dons, immédiats ou différés, qu’ils soient sujets à la remise d’un reçu fiscal ou non, dans le cadre de l’ensemble des activités de financement de la Fondation.  Elle s’applique à toute la Fondation et à toutes les personnes qui agissent en son nom.

Certains dons, notamment ceux en partenariat avec d’autres organisations, peuvent faire l’objet d’un traitement particulier, avec l’assentiment de la présidence et direction générale de la Fondation et de la direction générale du CHU Sainte-Justine.

Le don doit être distingué des contributions faites en échange de visibilité ou de publicité, mieux connues sous le nom de « commandites ». On est en présence d’une commandite lorsqu’un montant est versé pour financer une activité de la Fondation et que la personne physique ou morale qui verse le montant bénéficie en retour de publicité, de promotion ou de visibilité de son image de marque, de ses produits ou de ses services. Voir la Politique relative aux commandites, aux activités-bénéfice et aux initiatives de marketing de cause pour plus de précisions.

La Politique relève de la direction générale de la Fondation. Le comité de direction de la Fondation en assure l’application.

Les activités de collecte de fonds de la Fondation, y compris l’acceptation des dons, doivent en tout temps être empreintes de bonne foi et respecter sa raison d’être, ses valeurs, de même que celles du CHU Sainte-Justine.

Les dons faits à la Fondation et acceptés par celle-ci sont irrévocables, deviennent la propriété exclusive de la Fondation et, sauf dans certains cas exceptionnels, ne peuvent être remboursés ou retournés au donateur.

Bien qu’elle puisse accompagner le donateur dans son processus de don, la Fondation ne fournit aucun conseil juridique, financier ou fiscal. Les donateurs sont encouragés à discuter de tout don avec leur propre conseiller juridique, financier ou fiscal ou avec tout autre professionnel de leur choix, afin de s’assurer d’être informés de manière exhaustive et précise de tous les aspects du don qu’ils se proposent de faire à la Fondation. Les donateurs sont responsables de tous les coûts liés à l’obtention de ces conseils professionnels indépendants.

Selon le niveau et le type de don, l’engagement d’un donateur peut être consigné dans un écrit.

En aucun cas la Fondation n’est tenue d’accepter un don qui lui est proposé.

Tout don contraire à la loi, à l’ordre public ou encore aux objets contenus dans les documents constitutifs de la Fondation sera refusé.

De plus, un don pourra être refusé entre autres dans les circonstances suivantes, qu’elles soient liées au don lui-même, au donateur potentiel ou aux deux :

• Un don qui pourrait compromettre le statut d’organisme de bienfaisance ou de donataire reconnu de la Fondation.
• Un don qui pourrait nuire à ou compromettre la raison d’être, la mission, les valeurs, les programmes, les activités, les stratégies de relations publiques, l’autonomie, l’intégrité, l’éthique, l’image ou la réputation de la Fondation ou du CHU Sainte-Justine.
• Un don pour lequel le donateur ne pourrait, suivant une demande de la Fondation à cet effet, en établir la provenance.
• Un don qui placerait la Fondation dans une position de conflit d’intérêts réel ou appréhendé, notamment en créant des attentes d’avantages pour le donateur ou pour une personne physique ou morale lui étant liée ou désignée par lui, que ce soit en matière d’emploi, d’offre de services ou de biens ou encore de recherche, de soins ou d’enseignement.
• Un don qui ferait en sorte que le donateur en détermine directement le bénéficiaire (ex: un patient, un médecin).
• Un don dont les conditions feraient en sorte que le donateur conserve un contrôle sur l’utilisation et la gestion des sommes ou biens donnés.
• Un don difficilement convertible en argent ou dont les frais d’utilisation ou de conservation sont déraisonnables.

L’acceptation d’un don n’implique pas que la Fondation endosse les points de vue, les opinions, les entreprises ou les activités du donateur.

La Fondation encourage fortement les dons sans désignation spécifique, car ils permettent notamment à la Fondation de poursuivre les fins pour lesquelles elle a été constituée, de mieux soutenir le CHU Sainte-Justine dans ses besoins les plus urgents et prioritaires et de saisir les opportunités du CHU Sainte-Justine d’innover au niveau des soins, de l’enseignement ou de la recherche.

Un don désigné doit être alloué à une désignation déjà existante à la Fondation. Toute autre demande de désignation devra faire l’objet d’une validation; une telle démarche ne sera toutefois entreprise que si la valeur du don est d’au moins 10 000 $.

La décision de la Fondation d’accepter ou non un don désigné tiendra aussi compte du fait que :

• la désignation est trop restrictive;
• le don ainsi désigné n’aurait pas d’utilité pour le CHU Sainte-Justine ou ne répondrait à aucun de ses besoins;
• le don ainsi désigné exposerait la Fondation ou le CHU Sainte-Justine à des risques ou à une responsabilité inacceptables;
• le don ainsi désigné entraînerait des obligations financières, ou autres obligations, déraisonnables, disproportionnées ou désavantageuses à la Fondation ou au CHU Sainte-Justine par rapport au don;

Il est entendu que les priorités et besoins de la Fondation et du CHU Sainte-Justine peuvent évoluer, notamment en raison d’avancées scientifiques ou de changements organisationnels.  De l’avis commun de la Fondation et des personnes concernées au sein du CHU Sainte-Justine, l’utilisation d’un don conformément à sa désignation pourrait alors devenir inappropriée, irréaliste, impossible ou caduque. Le cas échéant, si la Fondation estime qu’une désignation révisée s’impose, elle pourra allouer une partie ou la totalité du Don à d’autres fins, dans la mesure où, après consultation avec le donateur, si tant est possible, celles-ci reflètent au meilleur des capacités de la Fondation l’essentiel de l’intention initiale du donateur.

Un donateur qui souhaite faire un don désigné doit communiquer avec la Fondation au préalable afin de valider l’acceptabilité de la désignation souhaitée.

Lorsqu’un donateur souhaite jouer un rôle consultatif dans le cadre du projet, de l’initiative ou du programme pour lequel il a effectué un don, la Fondation envisagera ce rôle consultatif à titre exceptionnel et au cas par cas, en tenant compte de la loi et des politiques et procédures de la Fondation, du CHU Sainte-Justine et de tout autre partenaire impliqué dans le projet, l’initiative ou le programme.

En accord avec le CHU Sainte-Justine, la Fondation prélève un montant correspondant à 10 % de chaque don désigné, jusqu’à concurrence de 250 000 $. Ce prélèvement donne à la Fondation la flexibilité de pouvoir répondre aux besoins urgents et prioritaires du CHU Sainte-Justine et de saisir des opportunités d’innovation, et lui permet de soutenir les activités de collecte de fonds de la Fondation.

Le reçu fiscal et le remerciement qui l’accompagne constituent la première forme de reconnaissance d’un don.

En outre, la Fondation témoignera de sa reconnaissance envers un donateur, selon les règles de reconnaissance en vigueur.

La section ci-dessous reprend les véhicules de don les plus courants et généralement admissibles.  Cette liste n’est pas exhaustive, la Fondation se réservant la possibilité d’étudier les propositions de don au cas par cas.

Don en espèces

Les dons en espèces peuvent être remis par voie d’argent comptant, de chèque, de principales cartes de crédit, de carte de débit, de mandat, de traite bancaire, de virement bancaire ou de retenue à la source. Le paiement peut transiter par une plateforme de paiement électronique.

Un reçu fiscal est remis selon la valeur nominale du don au jour de sa réception, conformément à la Politique de remise de reçus fiscaux.

Don de titres négociables

Les titres négociables couramment acceptés sont les titres cotés en bourse, soit les actions de sociétés publiques, les obligations émises par des sociétés publiques ou des autorités gouvernementales, et les parts de fonds communs de placement.

La Fondation a pour pratique de procéder à la vente des titres reçus comme dons dans les meilleurs délais suivant leur réception.

La valeur du reçu fiscal pour le don de titres négociables est calculée selon le cours de clôture des titres le jour où la Fondation les reçoit dans son compte de courtage.

Afin d’obtenir un reçu pour l’année en cours, les titres doivent avoir été reçus dans le compte de courtage de la Fondation avant 17 h, le 31 décembre de l’année en question.

Don de chèques-cadeaux et de cartes-cadeaux

La Fondation peut recevoir des dons de chèques-cadeaux ou de cartes-cadeaux.

Un émetteur est une personne morale ou physique qui crée des chèques-cadeaux ou des cartes-cadeaux. Un chèque-cadeau ou une carte-cadeau acheté de l’émetteur et ensuite remis à la Fondation est considéré comme un bien et son donateur peut recevoir un reçu fiscal pour le montant admissible.

Toutefois, un chèque-cadeau ou une carte-cadeau offerts à la Fondation par l’émetteur n’est pas considéré comme un bien, mais plutôt comme une promesse. Il ne peut faire l’objet d’un reçu fiscal qu’au moment où la Fondation reçoit un bien après avoir échangé le chèque-cadeau; le reçu fiscal peut alors être remis au montant admissible du don du bien pour lequel le chèque-cadeau ou la carte-cadeau a été échangé.

Don de services

La Fondation peut, si elle le juge utile pour ses activités et que l’acceptation de ces services ne contrevient à aucune règle de la Fondation ou du CHU Sainte-Justine notamment en matière de conflits d’intérêts, accepter un don de services, c’est-à-dire une contribution de temps, de compétences ou d’efforts. Toutefois, aucun reçu fiscal n’est remis à l’égard de cette contribution.

Dans le cas où un fournisseur de service à la Fondation décidait de faire don du montant de la rémunération qu’il a reçue de celle-ci, deux opérations distinctes devront avoir lieu 1) le fournisseur ayant fourni un service à la Fondation est rémunéré 2) ce même fournisseur verse un don à la Fondation.

Don d’objets d’art ou de collection

Compte tenu notamment de la nature particulière des activités du CHU Sainte-Justine, il est rarement possible pour la Fondation d’accepter un don d’objet d’art ou de collection qui ne peut être facilement monnayé.

Pour cette raison, sauf exception, la Fondation n’accepte que les objets d’art ou de collection qui répondent aux critères usuels d’acceptation, auxquels s’ajoute l’exigence que l’objet ait une juste valeur marchande (la « JVM ») supérieure à 10 000 $, comme attestée par une évaluation indépendante, professionnelle et contemporaine effectuée par une tierce partie, aux frais du donateur.

Don de matériel

a.       Responsabilité à l’égard des dons de matériel

La Fondation a la responsabilité exclusive d’accepter et de recevoir les dons de matériel nécessitant une remise de reçu fiscal ou une reconnaissance du donateur.

Dans le cas de dons de matériel ne nécessitant pas de reconnaissance ou pour lesquels le donateur ne requiert pas la remise d’un reçu fiscal, la proposition d’un tel don doit être acheminée aux services désignés par le CHU Sainte-Justine qui verront à donner suite à ladite proposition.

b.      Acceptabilité des dons de matériel

La décision d’accepter ou non un don de matériel tiendra particulièrement compte :

• du cadre législatif applicable;
• du fait que le donateur souhaite que le bien donné soit maintenu comme actif à la Fondation;
• de l’utilité du don proposé pour le CHU Sainte-Justine;
• de toute politique du CHU Sainte-Justine en matière d’approvisionnement;
• de l’état du matériel (neuf, usagé, bonne condition);
• du fait que l’acceptation de ce don pourrait entraîner des obligations financières ou autres à la Fondation ou au CHU Sainte-Justine inappropriées, disproportionnées ou désavantageuses par rapport au don.

Dans les cas où le don de matériel ne peut être accepté par la Fondation, les donateurs seront encouragés à monnayer le don de matériel et à en remettre le produit à la Fondation.

c.       Traitement des dons de matériel par la Fondation

Les dons de matériel doivent faire l’objet d’une analyse approfondie avant d’être acceptés par la Fondation.

Afin de pouvoir procéder à cette analyse (et éventuellement à la remise d’un reçu fiscal, le cas échéant), le donateur devra, avant de remettre son don à la Fondation, fournir :

• le nom et les coordonnées du propriétaire du matériel, soit l’adresse postale, le numéro téléphone (optionnel) et l’adresse courriel (notamment si un reçu courriel est souhaité), y compris, lorsqu’il s’agit d’une personne morale, le nom et les coordonnées de la personne-ressource;
• une confirmation qu’il souhaite recevoir un reçu fiscal;
• un titre de propriété (dans les cas qui s’y prêtent);
• un inventaire détaillé comportant la description de chacun des articles, le nombre d’articles, le prix coûtant ou le prix de vente indiqué sur les étiquettes fixées aux articles, le cas échéant;
• une proposition de JVM du don par le donateur. La JVM désigne généralement le prix le plus élevé, en dollars, que rapporterait un bien sur le marché libre entre un acheteur et un vendeur, tous les deux sérieux, bien informés, éclairés et avisés, et agissant indépendamment l’un de l’autre.
  • conformément aux recommandations de l’ARC, la Fondation pourrait exiger que la détermination de la JVM soit effectuée par un tiers indépendant, et ce, aux frais du donateur s’il est anticipé que la JVM dépassera 1000 $;
  • la proposition de JVM devra tenir compte de la fluctuation du prix (soldes et liquidations);

• la signature du donateur (personne physique) ou de la personne responsable (s’il s’agit d’une personne morale). Dans le cas où les échanges se font par courriel, un courriel suffira.

Dans les cas exceptionnels où le matériel est remis à la Fondation avant la détermination de son acceptabilité, un accusé réception (avec inventaire dans les cas applicables) sera transmis au donateur.

Une fois les informations reçues et compilées, la Fondation procédera aux vérifications requises afin de s’assurer de l’acceptabilité du don et à la détermination de la JVM de celui-ci, le cas échéant.

Lorsque la JVM aura été déterminée, la Fondation communiquera au donateur sa décision sur l’acceptation du don et sur la JVM. Le donateur devra en accuser réception. Le donateur qui est en désaccord avec la JVM pourra, à son choix, reprendre le matériel ou encore, renoncer à recevoir un reçu fiscal (si le don est par ailleurs acceptable).

d.      Cas particuliers des billets

Dans le cas de billets pour participer à un événement ou à un spectacle, sauf exception, la Fondation doit disposer d’un minimum de 72 heures pour traiter la proposition de don.

e.      Conditions applicables

À moins d’entente préalable à l’effet contraire, la Fondation peut disposer d’un don de matériel qu’elle a accepté, si les circonstances sont telles que de monnayer ce don s’avère l’utilisation la plus judicieuse du don.

La Fondation n’est pas responsable de la perte, du vol ou d’un dommage à un bien qui lui a été remis avant que le don de celui-ci ne soit accepté par la Fondation.

f.        Livraison du matériel

Tout don de matériel accepté par la Fondation devra être livré à l’endroit qui sera indiqué au donateur, à ses frais et sans qu’un reçu ne lui soit remis pour ces frais de livraison, le cas échéant.

g.       Remise et montant du reçu

Dans le cas où un don de matériel est accepté par la Fondation et que le donateur a accusé réception de la JVM établie, la Fondation, après avoir reçu le matériel et l’avoir compté (s’il ne lui avait pas encore été livré) remettra un reçu fiscal selon la JVM du don à la date où il a été reçu par la Fondation.

Aucun reçu fiscal n’est remis si aucune JVM ne peut être déterminée pour le matériel donné.

Don testamentaire (legs charitable)

Les dons testamentaires, c’est-à-dire les dons faits à la Fondation par l’intermédiaire du testament d’une personne physique décédée, sont recevables dans la mesure où leurs modalités et conditions sont conformes à la Politique.

De plus, la Fondation exige de recevoir certains documents permettant notamment de vérifier la légitimité et la nature du legs avant d’accepter un don testamentaire qui lui est destiné. Plus précisément :

Dans le cas d’un legs particulier (un montant précis ou un bien déterminé) :

• Copie de l’extrait du testament qui concerne « Sainte-Justine » de même que la première page avec identification du testateur;
• Coordonnées complètes du ou des liquidateur(s).

SI LE LIQUIDATEUR N’EST PAS UN NOTAIRE OU UNE FIDUCIE :

• Confirmation écrite de la part du ou des liquidateur(s) que les recherches testamentaires (Chambre des notaires du Québec et Barreau du Québec) ont été effectuées et que l’extrait du testament transmis provient du dernier testament.

Dans tous les autres cas :

• Copie complète du testament;
• Coordonnées complètes du ou des liquidateur(s);
• Inventaire des biens composant cette succession (dans la forme exigée par le testament) et les preuves de publication au Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) et dans un journal;
• D’autres documents pourront éventuellement être requis, tels que la reddition de compte et la copie des décharges gouvernementales;

SI LE LIQUIDATEUR N’EST PAS UN NOTAIRE OU UNE FIDUCIE :

• Confirmation écrite de la part du ou des liquidateur(s) voulant que les recherches testamentaires (Chambre des notaires du Québec et Barreau du Québec) ont été effectuées et que l’extrait du testament transmis provient du dernier testament.

Un reçu fiscal n’est remis à la succession du défunt qu’après la réception du don.

Don d’une police d’assurance vie et du produit d’une assurance vie

Il existe différentes façons d’effectuer un don d’assurance vie.

a.      La Fondation est bénéficiaire (révocable ou irrévocable) d’une police d’assurance vie nouvelle ou existante

Le donateur demeure propriétaire de la police et désigne la Fondation comme bénéficiaire de manière révocable ou irrévocable, convenant du fait que cette transaction est irréversible.

Aucun reçu fiscal n’est remis pour le paiement des primes annuelles

Au décès, la succession reçoit un reçu fiscal correspondant au produit de la police versé à la Fondation.

b.     La Fondation devient titulaire et bénéficiaire d’une police d’assurance vie déjà en vigueur

Le donateur transfère de façon irrévocable la propriété de la police à la Fondation qui en est aussi bénéficiaire.

Si des primes demeurent payables, le donateur accepte de les acquitter directement ou de verser un don équivalent.

Un reçu fiscal est remis au moment du transfert pour la valeur marchande de la police, telle qu’évaluée par un actuaire indépendant aux frais du donateur.

Un reçu est également remis annuellement pour les primes payées, le cas échéant.

Aucun reçu fiscal n’est remis à la succession au décès.

c.      La Fondation devient titulaire et bénéficiaire d’une nouvelle police d’assurance vie

La Fondation est propriétaire et bénéficiaire de la police

Le donateur s’engage à payer les primes ou à effectuer un don équivalent.

Le donateur reçoit un reçu fiscal correspondant au montant des primes annuelles acquittées.

Aucun reçu fiscal n’est remis à la succession au décès.

d.    Cadre d’acceptation

• La personne assurée doit être majeure et avoir idéalement un lien avec la Fondation et/ou le CHU Sainte-Justine (employé, donateur-trice, etc.);
• Il est possible de souscrire un contrat d’assurance sur la vie conjointe de deux personnes, généralement des conjoints, payable au décès du dernier assuré;
• En ce qui concerne les familles (parent(s) – donateur(s)/payeur(s) et enfant(s) majeur(s) – assuré(s)), la démarche doit être claire et explicite, notamment le lien entre la personne (souvent le parent) qui assume le paiement des primes et la Fondation ou le CHU Sainte-Justine (en principe un donateur ou un individu ayant un fort lien d’appartenance (employé, donateur-trice, etc.));
• La personne assurée doit s’engager à payer toutes les primes de l’assurance vie ou à en assurer le paiement;
• Contrat existant : généralement, la police doit être libérée (aucune prime à effectuer) ou comporter des placements suffisants pour assurer le montant minimum des primes à verser (le cas échéant, à vie);
• Nouveau contrat : idéalement, une police d’assurance permanente type vie entière, à primes temporaires garanties et fixes, payable en dix (10) ans ou moins;
• Le montant minimal du capital décès doit être de 50 000 $. Des exceptions peuvent être accordées, notamment lorsqu’une personne donatrice présente un historique de dons important ou un engagement philanthropique régulier;
• Avant d’accepter la propriété d’une police, la Fondation se réserve le droit de faire analyser la police qui lui est proposée par ses conseillers en vue d’en déterminer l’acceptabilité.

Dans les cas où la police lui appartient, la Fondation conserve en principe la police tout au long de la vie de la personne assurée.

Don de régime d’épargne-retraite (REER) et de fonds de revenu d’épargne-retraite (FERR)

a.       Don de FERR du vivant du donateur

Les donateurs qui ont un REER doivent le convertir en FERR avant le 31 décembre de l’année où ils atteignent 71 ans. Par la suite, ils doivent chaque année obligatoirement retirer un montant du FERR. Un don peut être effectué à partir du montant retiré du FERR.

b.      Don de régime au décès du donateur

Au Québec, la désignation d’un organisme de bienfaisance comme bénéficiaire d’un REER ou d’un FERR est permise uniquement par disposition testamentaire ou à l’intérieur d’un produit d’assurance vie (dans le cas où le REER ou FERR est détenu à l’intérieur d’une police d’assurance vie).

Dans un tel cas, le don est traité comme tout autre don testamentaire.

Don provenant d’un fonds orienté par le donateur (« DAF »)

Les dons provenant d’un fonds orienté par le donateur sont recevables.

Ces dons, de même que la reconnaissance qui y est associée, sont traités conformément aux instructions reçues de l’organisme payeur ou du donateur, le cas échéant.

Aucun reçu fiscal n’est remis par la FCHUJS à l’égard des dons provenant de fonds orientés, ceux-ci ayant déjà fait l’objet d’un reçu.

De plus, un donateur ne peut acquitter le coût de sa participation à un événement ou l’achat d’un prix mis aux enchères par le biais de sommes provenant d’un fonds orienté.

Fiducie résiduaire de bienfaisance

Une fiducie résiduaire de bienfaisance est une forme de don d’intérêts résiduels. Le donateur (le « fiduciant ») cède un bien à un fiduciaire, qui le détient et en assure la gestion. Si le bien produit des revenus, les montants nets sont versés au donateur ou à un bénéficiaire désigné, ou aux deux. Lorsque la fiducie s’éteint (soit au décès du bénéficiaire, soit au terme d’une durée prédéterminée), les fonds restants sont remis à l’organisme de bienfaisance.

Une fiducie résiduaire de bienfaisance peut être financée au moyen de sommes d’argent,

de titres négociables ou de biens immeubles.

Le donateur pourra bénéficier des avantages fiscaux relatifs aux dons de bienfaisance dans la mesure où les conditions suivantes sont respectées :

• l’acte de fiducie prévoit que le transfert à la Fondation est irrévocable;
• aucun empiétement du capital n’est possible;
• la valeur du don doit être déterminable.

L’évaluation de ce type de don doit être faite par un actuaire et correspondra à la valeur actualisée de l’actif qui sera ultimement transféré à la Fondation.

Don de biens exceptionnels

Tout don de biens exceptionnels, tels des dons de biens culturels, de biens écosensibles, d’immeubles ou de droits d’auteur, fera l’objet d’un examen au cas par cas par la Fondation.

Commandites, activités-bénéfice et offensives de marketing de cause

Les commandites, activités-bénéfice et offensives de marketing de cause sont régies par la Politique relative aux commandites, activités-bénéfice et initiatives de marketing de cause de la Fondation (qui incorpore par référence et avec les adaptations requises la présente politique), complétée par les guides et ententes applicables.

Fonds de dotation (« Fonds hommage »)

Un don peut servir à la constitution d’un fonds de dotation au sein de la Fondation ou, dans certaines circonstances, s’ajouter à un fonds de dotation déjà existant à la Fondation. Les dons destinés à un fonds de dotation, moins les prélèvements applicables, le cas échéant, sont capitalisés à perpétuité et une partie du rendement par le fonds sera utilisée pour soutenir les fins pour lesquelles le fonds a été constitué.

La gestion des fonds de dotation s’effectue conformément aux politiques de placements et de distribution de la Fondation alors en vigueur.

Le seuil minimal de constitution d’un fonds de dotation non désigné est de 25 000 $. Le seuil minimal d’un fonds de dotation désigné est de 50 000 $.

Les règles usuelles de remise de reçus fiscaux s’appliquent aux dons destinés à un fonds de dotation.

Chaire de recherche philanthropique

Un don peut servir à la constitution d’une chaire de recherche philanthropique au sein de la Fondation, ou, dans certaines circonstances, s’ajouter à une chaire déjà existante à la Fondation, sujet aux prélèvements applicables, le cas échéant.

La constitution et la gestion d’une chaire de recherche philanthropique se font en étroite collaboration avec le CHU Sainte-Justine et son centre de recherche, et sont notamment assujetties aux directives établies par le CHU Sainte-Justine à cet égard.

Le seuil minimal de constitution d’une chaire de recherche philanthropique de type « souscription » est d’un (1) million de dollars. Le seuil minimal de constitution d’une chaire de recherche philanthropique dotée est de trois (3) millions de dollars. La chaire de recherche philanthropique dotée sera assimilée à un fonds de dotation.

La gestion des fonds d’une chaire s’effectue conformément aux politiques de placements et de distribution de la Fondation alors en vigueur.

Les règles usuelles de remise de reçus fiscaux s’appliquent aux dons destinés à une chaire de recherche philanthropique.

La Fondation CHU Sainte-Justine (la « Fondation ») est la seule et unique fondation du Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine (le « CHU Sainte-Justine »).

La Fondation et le CHU Sainte-Justine bénéficient d’une réputation locale, nationale et internationale enviable, qui offre de la valeur à toute entité qui s’associe avec la Fondation, notamment par le biais de commandites, d’activités-bénéfice ou d’initiatives de marketing de cause.

La présente politique (la « Politique ») établit les règles d’acceptation des commandites, activités-‑bénéfice et d’initiatives marketing de cause et régit les relations entre la Fondation, ses commanditaires et les organisateurs d’activités et d’initiatives de marketing de cause.

La Politique s’applique à toutes les formes de commandites où un commanditaire accepte de contribuer, financièrement ou en nature, à la Fondation en échange d’une association avec la Fondation sous forme, par exemple d’une reconnaissance publique, de visibilité ou d’autres considérations promotionnelles. Elle s’applique également à toute activité-bénéfice (incluant les pages de collecte de fonds) ou initiative de marketing de cause.

Elle fournit un cadre qui garantit que la marque, l’image, les actifs, les engagements, la raison d’être les valeurs et les politiques de la Fondation et du CHU Sainte-Justine sont protégés et respectés.

La Politique relève de la direction générale de la Fondation. Le comité de direction de la Fondation en assure l’application.

1. Encadrement

Toute commandite, activité-bénéfice et initiative de marketing de cause doit être alignée avec l’image de marque de la Fondation et du CHU Sainte-Justine et assurer la protection de leur réputation.

Les règles applicables à l’acceptation de dons qui se trouvent dans la Politique d’acceptation de dons s’appliquent à l’acceptation d’une commandite, d’une activité-bénéfice et d’une initiative de marketing de cause avec les modifications qui s’imposent. Dans tous les cas où la Politique d’acceptation de dons édicte une règle applicable en fonction du montant d’un don, il est entendu qu’elle s’appliquera en fonction de l’objectif de l’activité-bénéfice ou de l’initiative de marketing de cause.

Les modalités et conditions contenues aux guides et ententes destinés aux organisateurs et partenaires complètent cette Politique.

Les avantages pour les commanditaires et organisateurs d’activité-bénéfice ou d’initiative de marketing de cause doivent être proportionnels au niveau du soutien financier et/ou en nature reçu par la Fondation.

Les commandites ne sont généralement pas exclusives; cependant, des formes limitées d’exclusivité peuvent être accordées au cas par cas à condition que les risques et les avantages pour la Fondation soient proportionnels à l’exclusivité.

Particularités relatives aux activités-bénéfice et aux initiatives de marketing de cause (« Activité »)

• L’organisateur assume la responsabilité financière et logistique de l’élaboration, de la planification, de l’organisation et de la tenue et du déroulement de l’Activité.
• L’organisateur n’est pas autorisé à conclure des contrats pour le compte de la Fondation.
• L’organisateur ne peut ouvrir aucun compte bancaire en utilisant le nom de la Fondation ou son numéro d’enregistrement.
• Sauf exception, aucune sollicitation itinérante et/ou de porte-à-porte ne peut être effectuée au nom de la Fondation.
• Aucune contrepartie autre qu’une reconnaissance appropriée ne peut être donnée par la Fondation en échange de l’organisation d’une activité-bénéfice ou d’une initiative de marketing de cause.

Activités-bénéfice

• Les dépenses engendrées par une activité-bénéfice ne peuvent dépasser 20 % des revenus bruts de l’Activité.
• Les factures sont adressées au nom de l’organisateur, qui demeure en tout temps le seul et unique responsable du paiement auprès du fournisseur de services engagé.
• L’organisateur doit détenir sa propre couverture d’assurance responsabilité civile couvrant dommages et pertes à la personne et aux biens causés par l’organisateur et les personnes dont il est responsable, en lien avec l’Activité.
• Selon la nature de l’Activité, la Fondation pourra exiger de l’organisateur qu’il fasse signer à chaque participant le formulaire de dénonciation des risques et de décharge fourni par la Fondation.

Initiatives de marketing de cause

• La Fondation ne cautionne aucunement les biens et services vendus dans le cas d’une initiative de marketing de cause.

2. Reçus fiscaux

Les commandites et initiatives de marketing de cause ne sont pas admissibles à des reçus fiscaux.  Elles peuvent cependant être admissibles à une confirmation de réception de la contribution, attestant du montant de celle-ci. Pour de plus amples informations, se référer à la Politique de remise de reçus fiscaux.

Utilisation du nom, de la marque et du logo de la Fondation

Un commanditaire, un organisateur d’activité-bénéfice ou d’initiative de marketing de cause ne doit pas utiliser le nom, les marques de commerce ou officielles, le logo ou toute autre propriété intellectuelle de la Fondation, à moins d’autorisation écrite de la Fondation.

• Le Code d’éthique vise à préserver la confiance en définissant des principes éthiques et des règles de conduite.
• Il s’applique aux employés, administrateurs, membres externes, bénévoles et autres collaborateurs de la Fondation.
• Il complète les lois, règlements et politiques en vigueur.

• Engagement : Investissement profond dans la mission.
• Solidarité : Collaboration bienveillante pour un avenir meilleur.
• Authenticité : Transparence et alignement avec la raison d’être de la Fondation.
• Leadership responsable : Innovation et inspiration pour améliorer l’impact philanthropique.

1. 1. Honnêteté et intégrité : Interdiction de vol, fraude, corruption, abus de confiance.
   2. Collaboration, diligence, compétence et imputabilité : Travailler avec professionnalisme et assumer ses responsabilités.
   3. Conformité, respect, impartialité et primauté des intérêts de la Fondation: Respect des lois, absence de discrimination et de partisanerie.
   4. Transparence, discrétion et confidentialité : Protection des informations confidentielles.
   5. Sécurité de l’information : Protection et signalement de toute fuite de données.
   6. Image, relations publiques et médias sociaux : Maintien d’une image positive et prudence dans les communications.
   7. Biens et services de la Fondation, avantages et cadeaux: Interdiction d’en tirer un bénéfice personnel ou d’accepter des faveurs indues.
   8. Interventions et utilisation d’autorité inappropriées: Ne pas user de son pouvoir de manière inappropriée.
   9. Comportement écoresponsable : Réduction de la consommation énergétique et impact environnemental.

• Définition : Toute situation où un intérêt personnel peut influencer l’indépendance ou l’intégrité.
• Types : Réel (actuel), potentiel (possible), apparent (perçu comme un conflit).
• Obligations :
  • Éviter les conflits d’intérêts.
  • Déclarer immédiatement toute situation de conflit.
  • Collaborer à la mise en place de mesures de gestion des conflits.

Toute personne ayant un motif sérieux de croire qu’un employé ou collaborateur enfreint le Code doit le signaler sans délai et par écrit, selon la Politique de prise en charge et de traitement des plaintes et signalements^[2]. La sécurité des personnes concernées est prioritaire, et aucun signalement fait de bonne foi ne peut entraîner de représailles. Un signalement abusif pourra toutefois entraîner des mesures appropriées.

La Politique vise à :

• Prévenir et faire cesser toute forme de harcèlement et de violence, y compris celles provenant de sources externes.
• Mettre en place des moyens concrets, tels que des programmes d’information et de formation.

Elle s’applique à tous les employés, administrateurs, bénévoles et autres collaborateurs de la Fondation, dans tous les contextes professionnels, y compris les communications numériques.

• Aucune forme de harcèlement ou de violence n’est tolérée.
• La Fondation prend tous les moyens raisonnables pour prévenir et/ou faire cesser le harcèlement et la violence et pour assurer un milieu exempt de ces comportements.
• Tout manquement peut entraîner des mesures disciplinaires ou administratives.
• Les plaintes et signalements faits de bonne foi ne peuvent entraîner de représailles.

• Diffusion et rappel régulier de la Politique.
• Sensibilisation et formation des employés et collaborateurs.
• Surveillance continue des risques par le Comité de santé et sécurité.
• Mise en place d’un processus de prise en charge des plaintes et des signalements.

• Les victimes doivent, lorsque possible, informer l’auteur des comportements jugés indésirables et consigner les incidents.
• Si la situation persiste, une plainte peut être déposée selon la Politique de prise en charge et de traitement des plaintes et signalements^[2].
• Les témoins doivent signaler sans délai toute situation préoccupante.
• Une plainte peut également être déposée auprès de la CNESST dans un délai de deux ans.

La Fondation CHU Sainte-Justine (la « Fondation ») est déterminée à promouvoir une culture d’amélioration continue. Cette Politique en matière de plaintes externes (la « Politique ») s’inscrit dans ce cadre. Elle reflète une volonté d’écouter activement, de répondre avec diligence et de tirer des enseignements, tout en maintenant une approche respectueuse et impartiale.

La Politique a pour but de mettre de l’avant un processus clair, équitable et accessible à toute personne ou entité externe à la Fondation souhaitant exprimer une insatisfaction ou un mécontentement au sujet du service, d’actions, ou du manque d’actions par la Fondation en tant qu’organisme, ou par une personne agissant officiellement au nom de celle-ci (une « Plainte »).  Une Plainte se distingue d’une préoccupation, d’une suggestion ou d’un commentaire et ne vise que des situations où la Fondation peut effectivement intervenir et corriger la situation, au besoin.

Une Plainte pourrait avoir trait à:

• La qualité des services offerts par la Fondation.
• La gestion des fonds et des ressources par la Fondation.
• Le comportement des personnes agissant au nom de la Fondation.

• Les pratiques de gouvernance et de transparence de la Fondation
• Toute autre préoccupation liée aux activités de la Fondation.

En ce qui a trait au comportement des personnes agissant officiellement au nom de la Fondation, selon la nature de la Plainte, celle-ci pourra être prise en charge et traitée en fonction

La Politique relève de la direction générale de la Fondation.  La vice-présidence Relations avec les donateurs et partenaires stratégiques en assure l’application.

Une Plainte doit être mise par écrit et être déposée par les moyens suivants:

• • Par courriel au fondation@fondationstejustine.org.
  • Par envoi postal au 5757 Avenue Decelles, Bureau 500, Montréal, Québec H3S 2C3
  • En personne pendant les heures d’ouverture de la Fondation au 5757 Avenue Decelles, Bureau 500, Montréal, Québec H3S 2C3.

La Plainte doit inclure le prénom et le nom du plaignant, son numéro de téléphone, son adresse civique et son courriel, le cas échéant.  La Plainte doit également inclure une description claire de la situation ou du problème à l’origine de celle-ci, incluant dans la mesure du possible la date, le lieu et le nom des personnes impliquées (le cas échéant).

Il est dans l’intérêt de toutes les parties que les Plaintes reçues par la Fondation soient traitées et résolues aussi rapidement que possible de façon équitable, impartiale et respectueuse.

Le gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause (le « Gestionnaire ») prend en charge la Plainte.  Il transmet un accusé de réception au plaignant dans un délai maximal de deux (2) jours ouvrables.

Une réponse formelle à la Plainte est transmise au plaignant par le Gestionnaire, idéalement dans un délai raisonnable suivant l’envoi de l’accusé-réception.  À tout évènement, le plaignant sera régulièrement informé du progrès du traitement de sa Plainte.

Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse fournie, il peut formuler une nouvelle plainte.

La prise en charge et le traitement d’une Plainte sera faite conformément aux meilleures pratiques en semblable matière.