Politiques de la Fondation

Le respect de la vie privée des employés, donateurs, bénévoles, patients du CHU Sainte-Justine et de leur famille est fondamental pour la Fondation CHU Sainte-Justine.

Politique d’utilisation de témoins de connexion et de pixels

Charte des droits des donateurs

Code d’éthique et de conduite

Politique en matière de plaintes

Politique générale d’utilisation de la marque

Politique d’utilisation de témoins de connexion et de pixels

Afin d’offrir une expérience de navigation optimale sur son site, la Fondation CHU Sainte-Justine (la « Fondation ») utilise des témoins de connexion (aussi connus sous le nom de cookies).

Ces témoins de connexion sont utilisés à une seule fin, optimiser l’expérience de navigation des visiteurs sur les sites web de la Fondation, et ne sont en aucun cas, reliés à l’identification des visiteurs.

La Fondation a recours à Google Analytics et Hotjar, qui utilisent des témoins, pour collecter des informations non nominatives afin de mieux comprendre les interactions des utilisateurs et générer des rapports sur les statistiques de performance de ses sites. Ces témoins, utilisés à des fins d’analyse, permettent de mieux comprendre vos interactions avec le site web de la Fondation. Ces informations permettent de proposer des contenus de meilleure qualité et des fonctionnalités qui améliorent votre expérience utilisateur.

D’autres témoins sont utilisés afin de sécuriser les plateformes numériques offertes par la Fondation et ainsi faire la distinction entre une action de nature humaine et robotisée.

La Fondation utilise également des pixels de suivi liés à Facebook notamment, pour le ciblage publicitaire.

Charte des droits des donateurs

Toute personne qui fait un don à la Fondation a notamment les droits suivants :

que toute personne qui interagit avec elle au nom de la Fondation s’identifie comme telle;
que toutes les relations avec les représentants de la Fondation soient de nature professionnelle;
d’être informée de la raison d’être de la Fondation, de la façon dont celle-ci entend utiliser les dons qui lui sont faits et de sa capacité à le faire;
de connaître l’identité des membres de l’équipe de direction et du conseil d’administration de la Fondation et que ceux-ci fassent preuve de jugement et de prudence dans l’exercice de leurs responsabilités ;

d’être informée, si elle en fait la demande, des différentes politiques de la Fondation et de ses derniers états financiers;
de poser des questions et de recevoir rapidement des réponses sincères et honnêtes;
d’exiger que son don soit utilisé selon la désignation qui y est associée, dans les cas où une telle désignation est possible;
de recevoir les remerciements de la Fondation, la reconnaissance appropriée et une reddition de compte dans les cas où cela est convenu;
d’être assurée que l’information ou une partie de l’information concernant son don demeure confidentielle si elle le demande;
que ses renseignements personnels soient traités conformément aux lois et règlements applicables et que ses préférences en matière de communications soient respectées.

Code d’éthique et de conduite

Les administrateurs, les membres externes des comités du conseil d’administration, les bénévoles et tous les employés de la Fondation CHU Sainte-Justine (la « Fondation ») sont responsables de protéger le public donateur, lequel rend possible la mise en œuvre de la raison d’être de la Fondation.

En adhérant à ce Code d’éthique et de conduite (le « Code »), ils renforcent et préservent la confiance du public dans l’intégrité et l’impartialité de la Fondation et favorisent la transparence au sein de l’organisation.

Ce Code énonce les principes et les valeurs qui doivent guider la conduite des administrateurs, des membres externes des comités du conseil d’administration, des bénévoles ainsi que de tous les employés de la Fondation, dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.

Devoirs et obligations en matière d’éthique et de conduite

1. Généralités

Les administrateurs, les membres externes des comités du conseil d’administration, les bénévoles et tous les employés de la Fondation :

S’engagent, dans l’exercice de leurs fonctions, à agir conformément aux obligations légales et fiduciaires qui leur incombent, notamment celles d’agir avec honnêteté et bonne foi, dans le meilleur intérêt de la Fondation, avec prudence, diligence et compétence et dans le respect des valeurs de la Fondation et de son conseil d’administration, le cas échéant.

Sans limiter la généralité de ce qui précède et à titre d’exemple :

ils s’engagent à respecter la Charte des donateurs, encadrement des activités de collecte de fonds et transparence financière;
ils doivent se conduire de manière à maintenir ou à améliorer l’image et l’excellente réputation de la Fondation et du CHU Sainte-Justine;
ils doivent participer activement, et dans un esprit de concertation, à la mise en œuvre des orientations générales de la Fondation;
ils doivent faire preuve de réserve et de prudence à l’occasion de représentations publiques relatives à la Fondation;
ils sont tenus à la discrétion sur ce dont ils ont connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions et s’engagent à respecter la confidentialité des échanges et des discussions internes;
ils s’engagent à avoir un comportement et une attitude de transparence en ce qui concerne les affaires de la Fondation pourvu que le principe de confidentialité de la vie privée des gens soit respecté;
ils s’engagent à éviter toute situation de conflit d’intérêts, telle que définie dans la Politique en matière de conflits d’intérêts;
ils s’engagent à éviter toute conduite discriminatoire prohibée;
ils s’engagent à respecter la Politique en matière de harcèlement de la Fondation;
ils s’engagent à ce qu’en tout temps, les activités de collecte de fonds organisées par ou pour la Fondation soient de bon goût, respectent les normes reconnues en philanthropie et n’utilisent pas les enfants de façon dégradante ou inappropriée pour la promotion ou pour le déroulement de l’activité. Seuls des moyens légaux et éthiques seront autorisés;
ils doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, prendre leurs décisions indépendamment de toutes considérations partisanes;
ils adoptent entre eux et avec l’ensemble des parties prenantes de la Fondation, une attitude bienveillante, empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse, à agir avec équité et éviter tout abus.

De plus, l’administrateur, le membre du comité externe du conseil d’administration, le bénévole ou l’employé, autre que le président du conseil ou le président et directeur général, doit, avant de représenter officiellement la Fondation hors de ses fonctions usuelles et dans les limites de son mandat ou des pouvoirs qui lui sont délégués, au préalable obtenir l’autorisation expresse du président du conseil ou du président et directeur général et ne peut d’aucune manière engager autrement la Fondation. Tout semblable engagement ou représentation doit être compatible avec les buts, orientations et politiques de la Fondation.

2. Obligations en matière de sécurité et de confidentialité de l’information

Les administrateurs, les membres externes des comités du conseil d’administration, les bénévoles et tous les employés de la Fondation :

Ont l’obligation de protéger tous les renseignements personnels et autres types de renseignements confidentiels (que ce soit sous forme écrite, verbale, électronique ou autre) reçus ou recueillis dans le cadre de leurs activités au sein de la Fondation (les « Renseignements personnels et confidentiels »).
Comprennent que les Renseignements personnels et confidentiels incluent des renseignements personnels concernant des personnes, des renseignements confidentiels sur la Fondation et sur le CHU Sainte-Justine, ainsi que d’autres informations autrement indiquées ou connues comme étant confidentielles.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, les administrateurs, les membres externes des comités du conseil d’administration, les bénévoles et tous les employés de la Fondation conviennent :

de stocker les Renseignements personnels et confidentiels de manière sécuritaire afin de les protéger contre les divulgations non autorisées;
de ne pas divulguer les Renseignements personnels et confidentiels à une autre personne ou organisation, sauf avec le consentement écrit exprès de la Fondation;
d’utiliser les Renseignements personnels et confidentiels strictement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et uniquement dans le cadre de leurs activités au sein de la Fondation;
que tous les Renseignements personnels et confidentiels reçus ou recueillis appartiennent à la Fondation;
que les Renseignements personnels et confidentiels demeureront la propriété exclusive de la Fondation en tout temps et devront être retournés à la fin de leur relation avec la Fondation, ou à tout moment, à la demande de la Fondation;
de communiquer immédiatement avec leur supérieur ou la Fondation par téléphone au 514-345-4710 et à l’adresse courriel suivante : protection@fondationstejustine.org s’ils prennent connaissance que des Renseignements personnels et confidentiels ont été perdus ou partagés de manière non autorisée, ou de toute autre forme d’atteinte à la vie privée;

Politique en matière de plaintes

Vous désirez formuler une plainte envers un membre du personnel ou un bénévole, ou face à une situation que vous jugez inappropriée? Nous vous invitons à prendre connaissance de notre politique en matière de gestion des plaintes.

Réception des plaintes

Plainte verbale

Sur réception d’une plainte verbale, celle-ci sera traitée immédiatement par un membre du personnel.

Si la plainte demande une analyse plus approfondie, elle est alors transférée par écrit au gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause. Le document inclura le nom, le numéro de téléphone, l’adresse civique et courriel du plaignant ainsi qu’un résumé de la plainte. Les activités et/ou les personnes en cause y seront également mentionnées.

Le gestionnaire devra accuser réception de la plainte dans un délai de deux (2) jours ouvrables.

Plainte écrite

La plainte reçue par écrit doit inclure les renseignements mentionnés plus haut. Elle sera transférée au gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause.

Un accusé réception devra être envoyé au plaignant dans un délai maximal de 48 heures ouvrables.

Règlement d’une plainte

La plainte sera traitée et résolue aussi rapidement que possible, et ce, de façon équitable, impartiale et respectueuse envers tous les individus impliqués.

La personne responsable de la plainte doit tenter de la résoudre dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Si toutefois elle ne peut être résolue, le dossier sera transféré au directeur ou au vice-président responsable.

Si le vice-président ne peut résoudre la plainte, elle sera acheminée au président et directeur général. Si toutefois cette personne est mise en cause, la plainte sera traitée par le président du comité exécutif et de gouvernance.

Le plaignant doit être tenu informé du statut de sa plainte et recevra des raisons claires et détaillées entourant la décision finale.

Si ce dernier est mécontent du traitement ou du verdict final, il peut demander que sa plainte soit transférée à un supérieur. Le traitement s’effectuera dans un délai de dix (10) jours ouvrables et sera résolue dans le mois suivant sa réception.

Documentation des plaintes

Le gestionnaire doit conserver une copie de toute plainte ne pouvant être résolue immédiatement, et ce, dès sa réception.

La direction des Finances, ressources humaines et administration tiendra un registre complet des plaintes reçues incluant tous les détails entourant son traitement et sa résolution. Un résumé sera présenté au comité d’audit chaque année. Si le comité d’audit le juge nécessaire, il pourra présenter les informations au conseil d’administration.

Politique générale d’utilisation de la marque

En fonction de la nature de l’implication et de la catégorie à laquelle le partenaire ou l’organisateur appartient, le processus d’autorisation d’un évènement-bénéfice ou d’une initiative de marketing de cause, ainsi que les droits d’utilisation de la marque « Fondation CHU Sainte-Justine », sont différents.

Toutefois, tant les évènements-bénéfices que les initiatives de marketing de cause sont assujettis à la politique générale d’utilisation de la marque. Pour plus d’information, contactez-nous : evenements-benefice@fondationstejustine.org.