Le respect de la vie privée des employés, donateurs, bénévoles, patients du CHU Sainte-Justine et de leur famille est fondamental pour la Fondation CHU Sainte-Justine.

Politique de confidentialité

Protection des données par les individus

Chaque employé, travailleur autonome ou administrateur s’engage à respecter les données confidentielles des donateurs, employés, administrateurs et bénévoles de la Fondation, ainsi que des patients et familles suivis à Sainte-Justine.

De plus, l’individu s’engage à garder confidentielle l’information propre aux activités de la Fondation et à ne pas en divulguer la teneur, ni à en faire un quelconque usage personnel ou au profit d’autrui.

Cette politique est effective à compter de l’entrée en fonction de l’employé ou du bénévole et se poursuit indéfiniment.

Protection des données par la Fondation

La Fondation CHU Sainte-Justine se conforme aux normes de sécurité PCI visant à protéger les données confidentielles de ses donateurs lors du traitement des dons par carte de crédit, afin de prévenir les fraudes.

Charte des droits des donateurs

Par respect envers ses donateurs et dans le but de leur assurer toute la reconnaissance à laquelle ils ont droit à titre de bienfaiteurs, la Fondation CHU Sainte-Justine déclare, par la présente, que toute personne, organisme ou entreprise qui effectue un don est en droit :

1. De connaître la mission de la Fondation et l'utilisation qui est faite des dons recueillis;

2. De connaître le nom des bénévoles qui siègent à son Conseil d'administration et d'attendre de ce Conseil qu'il fasse preuve de jugement éclairé dans l'exercice de ses fonctions;

3. D'obtenir sur demande copie du rapport annuel le plus récent de la Fondation;

4. D'exiger que les dons qu'il/elle effectue soient utilisés conformément à sa volonté;

5. De recevoir la reconnaissance qui lui revient conformément au plan de reconnaissance en vigueur à la Fondation;

6. D'exiger que la confidentialité des renseignements le/la concernant soit scrupuleusement respectée;

7. De s'attendre à un haut niveau de professionnalisme de la part de tout représentant de la Fondation du CHU Sainte-Justine;

8. De faire retirer, si c'est sa volonté, ses nom et adresse des listes de la Fondation;

9. De poser toute question qu'il/elle juge pertinente au moment de faire un don et de recevoir sans délai une réponse franche et véridique.

Code d’éthique et de conduite

Les membres du conseil d’administration, des comités afférents, les bénévoles et tous les employés de la Fondation CHU Sainte-Justine reconnaissent leur responsabilité de protéger le public donateur, lequel rend possible la mise en œuvre de la mission de la Fondation. 

En adhérant à ce Code d’éthique et de conduite, ils renforcent et préservent la confiance du public dans l’intégrité et l’impartialité de la Fondation et favorisent la transparence au sein de l’organisme.

Ce Code d’éthique et de conduite détermine les devoirs et les obligations de conduite des membres du conseil d’administration, des comités afférents, des bénévoles œuvrant officiellement à la Fondation ainsi que de tous ses employés, dans leurs différents rapports ayant trait à l’exercice de leurs fonctions. Il est sous la responsabilité du conseil d’administration qui le rendra disponible à toute personne en faisant la demande et qui fera rapport de tout événement le justifiant. Le Code peut être amendé par un vote des deux tiers des membres du conseil d’administration lors d’une séance du conseil dont l’ordre du jour en annonce le sujet.

Il est obligatoire pour chaque personne concernée de prendre connaissance de ce Code d’éthique et de conduite et de signer le formulaire d’engagement lors de son entrée en fonction ainsi qu’une fois par année. 

Les membres du conseil d’administration, les autres bénévoles et tous les employés :

1. S’engagent, dans l’exercice de leurs fonctions, de respecter les principes d’éthique et règles de conduite prévus au présent Code, pendant et suivant son mandat d’administrateur. Ils doivent également agir avec bonne foi, compétence, prudence, diligence, efficacité, assiduité, équité, impartialité, honnêteté, intégrité et loyauté dans l’exercice de ses fonctions.

2. Oeuvrent auprès de la Fondation CHUSJ à titre gracieux et n’en retirent aucun avantage financier ou matériel.

3. Participent activement, et dans un esprit de concertation, à la mise en œuvre des orientations générales de la Fondation CHUSJ. Ils font preuve de réserve et de prudence à l’occasion de représentations publiques relatives à la Fondation CHUSJ.

4. Sont tenus à la discrétion sur ce dont ils ont connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions et s’engagent à respecter la confidentialité des échanges et des discussions ainsi que de toute contribution à la Fondation, à moins que le donateur lui-même n’ait consenti expressément à sa divulgation

5. S’engagent à avoir un comportement et une attitude de transparence en ce qui concerne les affaires de la Fondation pourvu que le principe de confidentialité de la vie privée des gens soit respecté.

6. S’engagent à éviter toute situation de conflit d’intérêt, tel que définis dans la Politique en matière de conflits d’intérêts.

7. S’engagent à éviter toute conduite discriminatoire basée sur le genre, la race, la couleur, la religion, le handicap ou l’opinion politique.

8. S’engagent à respecter la Politique en matière de harcèlement de la Fondation.

9. S’engagent à ce qu’en tout temps, les activités de collecte de fonds organisées par ou pour la Fondation soient de bon goût, respectent les normes reconnues en philanthropie et n’utilisent pas les enfants de façon dégradante ou inappropriée pour la promotion ou pour le déroulement de l’activité. Seuls des moyens légaux et éthiques seront admis.

10. S’engagent à se tenir régulièrement informés des lois et règlements, de même que de toute étude d’importance concernant le développement et la manière de conduire les pratiques touchant le monde de la philanthropie.

11. S’engagent à respecter la Charte des droits des donateurs ainsi que la volonté exprimée par certains donateurs d’utiliser leur donation dans un but spécifique sauf dans le cas où ledit donateur a consenti à un usage différent.

12. Doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, prendre leurs décisions indépendamment de toutes considérations politiques partisanes.

13. Adoptent dans leurs relations avec les personnes physiques et morales faisant affaire avec la Fondation ainsi qu’avec le personnel de celui-ci, une attitude bienveillante, empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse, à agir avec équité et éviter tout abus.

14. De plus, l’administrateur, le bénévole ou tout employé, autre que le président du conseil ou le président et directeur général, qui est appelé à représenter officiellement la Fondation, doit au préalable obtenir l’autorisation expresse du président du conseil ou du président et directeur général et ne peut d’aucune manière engager autrement la Fondation. Tout semblable engagement ou représentation doit être compatible avec les buts, orientations et politiques de la Fondation.

Politique en matière de plaintes 

Vous désirez formuler une plainte envers un membre du personnel ou un bénévole, ou face à une situation que vous jugez inappropriée? Nous vous invitons à prendre connaissance de notre politique en matière de gestion des plaintes.

Réception des plaintes

Plainte verbale

Sur réception d’une plainte verbale, celle-ci sera traitée immédiatement par un membre du personnel. 

Si la plainte demande une analyse plus approfondie, elle est alors transférée par écrit au gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause. Le document inclura le nom, le numéro de téléphone, l’adresse civique et courriel du plaignant ainsi qu’un résumé de la plainte. Les activités et/ou les personnes en cause y seront également mentionnées.

Le gestionnaire devra accuser réception de la plainte dans un délai de deux (2) jours ouvrables. 

Plainte écrite

La plainte reçue par écrit doit inclure les renseignements mentionnés plus haut. Elle sera transférée au gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause.

Un accusé réception devra être envoyé au plaignant dans un délai maximal de 48 heures ouvrables. 

Règlement d’une plainte

La plainte sera traitée et résolue aussi rapidement que possible, et ce, de façon équitable, impartiale et respectueuse envers tous les individus impliqués.

La personne responsable de la plainte doit tenter de la résoudre dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Si toutefois elle ne peut être résolue, le dossier sera transféré au directeur ou au vice-président responsable. 

Si le vice-président ne peut résoudre la plainte, elle sera acheminée au président et directeur général. Si toutefois cette personne est mise en cause, la plainte sera traitée par le président du comité exécutif et de gouvernance.

Le plaignant doit être tenu informé du statut de sa plainte et recevra des raisons claires et détaillées entourant la décision finale.

Si ce dernier est mécontent du traitement ou du verdict final, il peut demander que sa plainte soit transférée à un supérieur. Le traitement s’effectuera dans un délai de dix (10) jours ouvrables et sera résolue dans le mois suivant sa réception. 

Documentation des plaintes

Le gestionnaire doit conserver une copie de toute plainte ne pouvant être résolue immédiatement, et ce, dès sa réception. 

La direction des Finances, ressources humaines et administration tiendra un registre complet des plaintes reçues incluant tous les détails entourant son traitement et sa résolution. Un résumé sera présenté au comité d’audit chaque année. Si le comité d’audit le juge nécessaire, il pourra présenter les informations au conseil d’administration. 

Politique générale d’utilisation de la marque

En fonction de la nature de l’implication et de la catégorie à laquelle le partenaire ou l'organisateur appartient, le processus d’autorisation d’un évènement-bénéfice ou d’une initiative de marketing de cause, ainsi que les droits d’utilisation de la marque « Fondation CHU Sainte-Justine », sont différents.

Toutefois, tant les évènements-bénéfices que les initiatives de marketing de cause sont assujetties à la Politique générale d’utilisation de la marque.